Muchas PYME son negocios familiares que se mantienen o han comenzado a crecer, pero que no cuentan con la estructura de las grandes empresas; por ello, erróneamente, han obviado el desarrollo de actividades comunicacionales que les permita fortalecer las prácticas de relacionamiento e interacción personal y grupal, que efectivamente ayudan a fortalecer su competitividad en los mercados donde participan.
Por Rómulo Castro

No existe una diferencia orgánica entre empresas pequeñas, medianas o grandes. Todas, funcionan y están constituidas bajo los mismos parámetros: son organizaciones económico-sociales cuyo objetivo principal es generar ingresos, ofreciendo satisfacción a necesidades y deseos de clientes, a través de la producción de bienes o servicios y de la administración de sus recursos, del capital y del trabajo.

Sin embargo, el concepto de gran empresa está contrapuesto al de micro, pequeña y mediana empresa. Existen diferentes criterios para diferenciarlas como, por ejemplo, con base en el número de empleados, con base en su facturación, la cantidad de impuestos que pagan o la localización geográfica donde operan, entre algunos otros.

En el presente artículo estaremos ocupándonos de cómo la comunicación impacta en la competitividad específicamente de las pequeñas y medianas empresas (PYME).

Las PYME como concepto

Esta agrupación incluye a empresas muy disímiles en cuanto a su volumen de negocio, tamaño de su equipo humano y, por supuesto, el tipo de actividad que desarrollan.

Los requisitos para ser una PYME dependen del país y varían en el tiempo. En Panamá, por ejemplo, la Autoridad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa (AMPYME) clasifica a las organizaciones de la siguiente manera:

  • Microempresa: Unidad económica, formal o informal, que genera ingresos brutos o facturación anual hasta la suma 150,000.00 balboas. Generalmente cuenta con entre 1 y 10 trabajadores.
  • Pequeña Empresa: Unidad económica que genera ingresos brutos o anuales desde 150,000.01 hasta un millón de balboas. Generalmente cuenta entre 11 y 50 trabajadores.
  • Mediana Empresa: Unidad económica que genera ingresos brutos o facturación anual desde un millón y hasta 2 millones quinientos mil balboas. Generalmente cuenta con más de 50 trabajadores.

De esta manera encontramos que existe una gran diferencia entre las empresas de acuerdo con sus ingresos y con el número de colaboradores.

Una inversión rentable para las PYME

En la mayoría de los casos, las PYME no cuentan con personas especializadas en comunicación organizacional, porque no poseen los recursos que les permita mantenerlas, o porque consideran que, por el tipo de empresa que son, no les hace falta hacer tal tipo de inversión, tal vez porque consideran “que es muy caro”, “que está fuera del alcance de la empresa”, o porque “no tienen tiempo para dedicárselo a desarrollar esta área ya que deben atender permanentemente solicitudes de clientes”.

Invertir 600, 800 o 1,000 dólares puede parecer una gran cantidad para una PYME; sin embargo, si la inversión genera beneficios para el fortalecimiento de sus relaciones internas, el mejor manejo y comprensión de sus procesos, y la consolidación de equipos humanos de trabajo bien alineados e integrados a la dinámica de la empresa, seguramente pensarán mejor en valorar la importancia del desarrollo de la comunicación interna.

Según un estudio realizado por la empresa española Oak Power, el 59% de las pequeñas y medianas empresas reconoce tener problemas de comunicación interna. Asimismo, la mitad de las PYME aseguran que el público “no las conoce”, mientras que casi una cuarta parte no logra transmitir lo que desea, lo que supone que tienen tanto problemas de comunicación interna como externa.

De igual forma, todas las empresas, sin tomar en cuenta su tamaño o capacidad productiva, necesitan que sus audiencias estén mejor comunicadas, dar a conocer los elementos filosóficos de su cultura organizacional y el valor de su marca, e informar sobre los productos y servicios que ofrecen.

Con una planificación eficaz y desarrollada de forma acertada, la comunicación interna y externa permite que organizaciones pequeñas y medianas logren abarcar un espacio más competitivo ante potenciales clientes, lo que anteriormente era muy costoso lograr a través de otras vías que no fueran exclusivamente la inversión publicitaria y de relaciones públicas.

Comunicación Interna como base de fortalecimiento de la PYME

Conocer a través de los medios de comunicación tradicionales o a través de las redes sociales que la empresa donde trabajamos ha incorporado a un nuevo gerente de Producción, que la organización está atravesando una importante crisis y por lo tanto va a llevar a cabo un recorte de personal, o que corre el rumor de que la compañía podría ser adquirida por una más grande; todas estas son situaciones muy cotidianas en el mundo empresarial.

Una realidad básica para los seres humanos es tratar de mantener una buena comunicación con las personas que nos rodean para evitar potenciales conflictos, para hacer más llevadera nuestra vida cotidiana y, entre otros aspectos, poder compartir nuestras inquietudes y necesidades.

Pero, en el caso de las PYME, ¿es esto así..? ¿Las pequeñas y medianas empresas implementan canales o medios internos de comunicación para ayudar a orientar, informar o simplemente para favorecer la solución de conflictos?, ¿se preocupan los dueños de las PYME por crear un intercambio constante de información entre todos los miembros de todos los niveles y todas las áreas que conforman la empresa?, ¿están sus líderes y supervisores preparados y empoderados para afrontar los retos internos y los conflictos, o para motivar y generar efectivamente mayor apego de los colaboradores con la empresa?

Hace algunos meses, un gerente de una PYME de la construcción en Panamá nos aseguraba vehementemente que ya no se oía hablar de la comunicación dentro de las organizaciones y que parecía que “eso estaba pasando de moda”.

La comunicación organizacional que va directamente dirigida a las audiencias internas (colaboradores, supervisores, directivos), todavía tiene mucho camino por recorrer en las grandes empresas, y tanto más aún en las PYME.

En el caso de los líderes, éstos juegan un papel fundamental en la construcción de la credibilidad y ello sólo se logra a través de un proceso comunicacional efectivo, que oriente a los miembros de la empresa, pero sobre todo que los motive, generando un poderoso sentido de pertenencia.

Comunicar eficazmente impulsa la transformación

Por otro lado, las PYME deben comprender claramente los procesos de transformación para poder competir en los mercados, y esto debe comenzar con la comunicación permanente de su visión y elementos de su cultura organizacional. Por otra parte, la solución de las crisis externas debe comenzar con el manejo de expectativas y el apoyo de los empleados; otro elemento que es materia de comunicación interna.

Si las PYME no cuentan con un verdadero trabajo en equipo y siguen permitiendo que se forme “islas” en sus organizaciones, se hará más complejo para las empresas lograr el apoyo en función de la resolución de los problemas.

En este sentido, las pequeñas y medianas empresas requieren del diseño y ejecución de planes integrales de comunicación interna que les permita definitivamente desarrollar y fortalecer buenas prácticas de relacionamiento e interacción personal y grupal, a través de iniciativas que den soporte a procesos de nivelación y alineación de objetivos, cultura organizacional, comunicación para gestión del cambio y para el fortalecimiento de su imagen.

Pero el espectro de la comunicación en las PYME no se debe circunscribir exclusivamente al relacionamiento de la empresa con sus miembros, o a la labor de informar de los medios internos, sino que como disciplina, entre otras misiones, debe evolucionar en un vital complemento de planificación, aplicación y seguimiento de sus procesos de gestión del cambio y de transformación en el marco de la estrategia de las organizaciones.

La comunicación interna es vital para planificar el cambio en las PYME

Cómo hemos explicado en anteriores artículos, la comunicación interna debe acompañar e impulsar los planes y procesos de cambio en las PYME, a través de un modelo que haga énfasis en cuatro etapas o niveles:

1 Interés: Difusión general del proceso de cambio, su alcance, beneficios y la importancia para la organización con el objetivo de generar sensibilización.

2 Comprensión: Información y orientación sobre detalles del proceso de cambio para propiciar el entendimiento de los retos que se presentan.

3 Participación: Inducción a un enfoque participativo para impulsar el cambio, a través de la escucha y la integración, para generar compromisos compartidos y apoyar el fortalecimiento del proceso.

4 Compromiso: Motivación a través del reconocimiento y seguimiento permanente del proceso.

El desempeño de estas fases debe sustentarse en la práctica de las 5 misiones de la comunicación organizacional: Orientar, Informar, Integrar, Motivar y Escuchar.

En cada una de las cuatro etapas de la estrategia de comunicación interna se planifican y desarrollan objetivos, audiencias a ser abordadas, mensajes clave que serán transmitidos, voceros encargados de difundir los mensajes, medios internos que darán soporte y que multiplicarán los mensajes y contenidos transmitidos, acciones e iniciativas comunicacionales de refuerzo y cronogramas para la planificación y seguimiento de actividades.

La comunicación interna sigue siendo uno de los grandes desafíos de las PYME. De su práctica permanente depende en gran medida que las pequeñas y medianas empresas puedan ofrecer productos y servicios realmente competitivos a sus actuales y potenciales clientes; gracias a los procesos de orientación, información, integración, motivación y escucha que esta disciplina impulsa entre los miembros de la organización.

[top]
¡Comparta su opinión sobre este tema!
Share

portada_articulo_revista_comunicacion

Rómulo Castro.
Artículo publicado en la revista COMUNICACIÓN de Panamá.
28 de octubre de 2016.

La Acción Voluntaria dentro de las organizaciones, constituye una expresión de participación activa y solidaria, que funciona como herramienta de eficiencia de la gestión para que las instituciones construyan y fomenten un voluntariado de calidad, orientado a la mejora y transformación social, además de funcionar como un medio que impulsa la interacción entre sus miembros (colaboradores, gerencia, junta directiva, socios, relacionados, etc.) de cara a fortalecer la identidad organizacional y alcanzar su visión y misión.

El Ciclo de Voluntariado generalmente está apalancado en 5 fases: 1) Definición de la participación del voluntariado; 2) Motivación, compromiso e incorporación de las personas a los planes; 3) Desarrollo y activación del programa; 4) Reconocimiento de la labor del voluntariado; y 5) Desvinculación, relación posterior y vinculación de nuevos voluntarios.

La CI es fundamental en el engranaje del voluntariado corporativo

colaborador-voluntario2Como elemento integrador de este ciclo, se pone de manifiesto la Comunicación Interna (CI), que siempre debe acompañar en paralelo a estas fases, como un elemento de “engranaje” entre la estrategia de la organización y los trabajadores, y como un mecanismo para el estímulo y empuje de los objetivos del Programa de Voluntariado.

La comunicación interna, dentro de una cultura abierta, es fundamental para que las organizaciones se comporten con un mayor sentido de responsabilidad ante otras audiencias. Cuando existe un mayor compromiso de los trabajadores con su organización, éstos colaborarán y cooperarán para que los objetivos vinculados con la responsabilidad social empresarial se alcancen o se superen. Entonces se convierten en propulsores y defensores de la reputación organizacional.

siembra_vt_03El colaborador que conoce programas de este tipo y participa en ellos, se identificará cada vez más con la organización y se convertirá en el vocero más efectivo hacia las comunidades, los clientes y la sociedad en general, sobre la responsabilidad social de la empresa o institución donde orgullosamente trabaja.

Las organizaciones pueden lograr mayor efectividad en su gestión cuando asumen un modelo que identifica a los trabajadores como comunicadores. Hay que recordar que cuando los trabajadores se encuentran fuera de su entorno laboral, también comunican las experiencias que viven dentro de la entidad donde laboran.

Es así como progresivamente van integrándose como iconos de la cultura corporativa y representan una señal de la preocupación que la empresa tiene sobre la sociedad, mensaje que se multiplica rápidamente por la participación y protagonismo que los trabajadores tienen en estas actividades.

Mensajes, canales y comunicación presencial son la clave

manos-voluntariadoEntre las iniciativas comunicacionales que apoyan el impulso de programas de voluntariado, encontramos tres grandes líneas de acción en las que deben enfocarse las organizaciones:

  1. Los canales o medios internos: A) Murales informativos y boletines impresos y o digitales exclusivos o secciones especializadas dentro de éstos, con información y orientación a los programas de RSE y voluntariado. B) Nichos dentro de la intranet corporativa con material formativo e informativo y promocional de las labores de voluntariado. C) Acompañamiento de las redes sociales de la organización para difundir y replicar contenidos de participación en los programas de voluntariado. D) Campañas internas de información, integración y motivación (impresas y audiovisuales) sobre las iniciativas del voluntariado.
  2. Los mensajes corporativos que impulsen a la acción del voluntariado, a través de la ejecución de las 5 misiones de la comunicación organizacional: orientar, informar, integrar, motivar y escuchar a los miembros de la institución.
  3. 5195_la-campana-del-reciclaje-llega-estos-dias-varios-centros-escolares-de-la-provincia-de-lugoLa comunicación “face to face”, como elemento fundamental, potenciada y acompañada a través de los otros canales tales como: impresos, audiovisuales o digitales: a) Encuentros cara a cara de la Alta Gerencia con todos los trabajadores para impulsar la motivación y el intercambio libre y fluido de información y opiniones sobre el avance de las iniciativas de voluntariado, sus resultados y próximas metas. B) Eventos de reconocimiento, integración y motivación especialmente para los miembros del programa de voluntariado de la organización, lo que les ayudará a percibir el valor de su contribución y fomentará la participación continua en el programa. C) Concursos de ideas para fomentar la escucha efectiva sobre los aportes y nuevas iniciativas de los trabajadores en función del programa de RSE y voluntariado.

com_int_y_v_cLa comunicación efectiva de la alta gerencia, la junta directiva y de los equipos intermedios ayuda a que los programas de voluntariado se integren más profundamente en la cultura de una empresa. También es la forma de que los colaboradores comprendan el verdadero impacto del voluntariado. Además, provocará el acercamiento entre todos niveles de la organización.

Ilustracioneshttp://www.freepik.com e imágenes Google
Fotos: Telefónica y SOGAMA
Portada: Revista COMUNICACIÓN Panamá

¡Comparta su opinión sobre este tema!
Share

Comunicación Interna para gestionar el cambio

Rómulo Castro.

En términos generales, el cambio organizacional es la “adaptación planificada” de la empresa a determinados requerimientos del entorno y a las propias necesidades de ajuste o evolución previstas en su plan estratégico. A su vez, la “gestión del cambio” se enfoca en implementar iniciativas determinadas, las cuales podrían impactar en parte o en la totalidad de la organización.

Particularmente, existen dos tipos de factores para que se produzcan procesos de cambio en las organizaciones:

Factores externos:

  • Emergen competidores que toman participación de mercados o clientes clave de la organización.
  • Surgen tecnologías que hacen obsoleta las utilizadas por la empresa.
  • Florecen nuevas oportunidades de negocio.
  • Se imponen nuevas regulaciones legales.
  • Aparecen cambios en la economía, la política y el ambiente social.

Factores internos:

  • Estructura, procesos y capacidades no acordes con la estrategia de la organización.
  • Clima organizacional deficiente.
  • Cultura organizacional no competitiva o no definida.
  • Equipos no integrados.
  • Circunstancias especiales como:
    • Aplicación de Sistemas de Innovación.
    • Proyectos de modernización e introducción de NTI y Sistemas.
    • Incorporación de nuevos productos y servicios.
    • Reestructuraciones organizacionales.
    • Programas de transición gerencial.
    • Redimensionamiento de la fuerza laboral.
    • Rediseño de procesos.
    • Reorientación del negocio.
    • Fusiones, asociaciones estratégicas.
    • Proyectos de inversión.
    • Relanzamiento de identidad de marca.
    • Activación de proyectos de Responsabilidad Social.

Tomando en cuenta lo anterior, las organizaciones deben idear y formular una estrategia para el manejo de cambio que involucre a la dirección, a la gerencia y al talento humano en el logro de un cambio oportuno.

A su vez, para la apropiada implementación de una metodología de gestión, el fortalecimiento del equipo humano y de los procesos que serán impactados, es vital plantearse una precisa estrategia de comunicación interna que sensibilice, motive, integre y mantenga informada eficiente y oportunamente a la organización.

4 etapas en la estrategia comunicacional para el cambio

4_etapas_cambioLa comunicación interna debe acompañar e impulsar los planes y procesos de cambio en las organizaciones, a través de un modelo que haga énfasis en cuatro etapas o niveles:

  1. Interés: Difusión general del proceso de cambio, su alcance, beneficios y la importancia para la organización con el objetivo de generar sensibilización.
  2. Comprensión: Información y orientación sobre detalles del proceso de cambio para propiciar el entendimiento de los retos que se presentan.
  3. Participación: Inducción a un enfoque participativo para impulsar el cambio, a través de la escucha y la integración, para generar compromisos compartidos y apoyar el fortalecimiento del proceso.
  4. Compromiso: Motivación a través del reconocimiento y seguimiento permanente del proceso.

El desempeño de estas fases debe sustentarse en la práctica de las 5 misiones de la comunicación organizacional: Orientar, Informar, Integrar, Motivar y Escuchar.

En cada una de las cuatro etapas de la estrategia de comunicación interna se planifican y desarrollan objetivos, audiencias a ser abordadas, mensajes clave que serán transmitidos, voceros encargados de difundir los mensajes, medios internos que darán soporte y que multiplicarán los mensajes y contenidos transmitidos, acciones e iniciativas comunicacionales de refuerzo y cronogramas para la planificación y seguimiento de actividades.

LEA TAMBIÉN: Diagnóstico, iniciativas e impulsores en la estrategia de comunicación para el cambio

Ilustraciones: http://www.freepik.com

¡Comparta su opinión sobre este tema!
Share