El valor estratégico que deben ofrecer los líderes organizacionales, muchas veces se ve mermado por el fallo en la delegación, aunado a la falta de una metodología que les permita asignar funciones y tareas eficientemente. La aplicación de algunos sencillos pasos y el uso de la comunicación efectiva abrirá las puertas al gerente para enfocarse más en la planificación que en la operación.
(*) Por Almer Bracamonte | Rómulo Castro | Raquel Herrera

Entre las misiones gerenciales que deben cumplir los líderes en las organizaciones está la de “orientar” a sus supervisados y colaboradores; enfocándose en la permanente promoción de los elementos del marco filosófico y la cultura corporativa como la misión, la visión y los valores organizacionales; concentrándose en la continua divulgación de los retos que se le presentan a la empresa y cómo lograr superarlos; y encarando la permanente revisión del impacto que tiene el entorno sobre la operación de la organización y sobre los miembros que la componen.

Es así como un alto porcentaje de las responsabilidades de los gerentes se enfoca en actividades relacionadas con la planificación, adecuación de procesos y los fundamentos que impulsan la innovación, a fin de garantizar una estrategia de negocio enfocada en las nuevas exigencias de los mercados.

Delegar es beneficioso en distintas direcciones

Es muy común escuchar entre los gerentes que no tienen “suficiente tiempo para concentrarse en lo estratégico”, pues lo operativo les “consume la mayor cantidad de horas”; considerando a veces que las horas del día no les son suficientes para atender todas las tareas inherentes al cargo.

Cuando se analizan esos comentarios, desde el punto de vista de conductas observables, es frecuente encontrar factores comunes que llevan a los gerentes a realizar mayores tareas operativas que estratégicas. Algunos de esos factores son:

1 La poca o ninguna delegación de tareas y/o funciones entre sus colaboradores directos, por considerar que lo hacen mejor y más rápido, o por creer que su gente no tiene las competencias para hacer dichas tareas; y más crítico aún, por tener la creencia limitante de que si se delega, “se pierde el control” y, por consiguiente, “se pierde poder”.

2 El no tener un método de trabajo que incluya identificar y agendar las tareas, desde la más importantes a la menos importante y de las más urgentes a las menos urgentes.

3 Por no contar con indicadores que les permitan medir cuán productivo es el trabajo realizado por ellos mismo, y qué tan productivo sería delegando funciones o tareas menos urgentes y menos importantes.

Delegar consiste en dotar a los trabajadores del poder, autonomía y responsabilidad para tomar decisiones, resolver problemas y realizar tareas sin la necesidad de la participación o con la poca supervisión del gerente.

La delegación trae consigo, entre otras ventajas, que el gerente puede disponer de mayor tiempo para desarrollar actividades estratégicas, que representan mayor impacto para el negocio como planificar, reconocer e identificar nuevas oportunidades, prevenir efectivamente potenciales contingencias o crisis y construir eficientes modelos y procesos para la gerencia de su área o unidad.

También trae beneficios como impulsar la confianza y motivación entre los trabajadores, ya que les transfiere mayor autoridad y responsabilidad; lo que hace que se sientan más reconocidos, considerados e importantes, y por ende, ayuda a aumentar la autoestima y el compromiso.

Por otro lado, promueve el desarrollo de competencias de los colaboradores, ayudándoles a aprender y formarse en nuevas tareas, y a asumir funciones que se traducen en nuevos retos para los equipos de trabajo.

Cuando el gerente delega, propicia un mejor clima laboral, estimula la participación y prepara a su gente para nuevas posiciones, incluyendo la sucesión a futuro. Delegar tareas y funciones entonces también se trata de que cada persona tenga y conozca sus responsabilidades.

En resumen, cuando una persona conoce lo que tiene que hacer y, además, sabe cómo hacerlo, no pierde tiempo en buscar información o aprender la forma de hacerlo. Ello deriva en el incremento de la producción, con la mejor calidad y el aumento de la rentabilidad de la empresa.

Un método efectivo para delegar

Uno de los métodos más recomendados para delegar efectivamente, comprende los siguientes pasos:

1 Indicar la asignación y explicar las razones, poniendo en contexto la situación que lleva a la asignación y las motivaciones de que sea ese colaborador el seleccionado para desarrollarla.

2 Detallar la asignación y especificar los resultados (¿qué quiere que se haga?, ¿cómo?, ¿cuándo? y ¿cuál es el resultado esperado?).

3 Obtener el compromiso del colaborador a través la práctica de herramientas de comunicación efectiva, que permitan modelar las conductas esperadas.

4 Estimular la participación del colaborador y establecer acuerdos, propiciando que él mismo indique cómo hará la tarea, con qué recursos y qué puede requerir.

5 Ofrecer acompañamiento al colaborador, lo que le brindará la seguridad de que siempre contará con el apoyo del jefe, mientras aprende cómo llevar a cabo la nueva asignación.

6 Suministrarle expectativas positivas al colaborador, sobre su capacidad para realizar exitosamente la nueva asignación.

7 Acordar con el colaborador la fecha de revisión de resultados, a fin de evaluar en conjunto cómo va en el avance de la nueva asignación.

Comunicar como elemento clave para delegar

Al delegar funciones y tareas es necesario mejorar tanto los canales de comunicación como las habilidades comunicativas, para que la asignación y el desempeño de las tareas y funciones sea eficiente.

La delegación de tareas y funciones siempre será más eficiente con el fortalecimiento del rol comunicacional de los líderes y el compromiso de estos por hacer de la comunicación un elemento estratégico en la interrelación con los colaboradores.

Adicionalmente, el proceso de delegación del líder debe estar acompañado de actitudes específicas para impulsar una comunicación efectiva:

  • Apertura a escuchar y observar activamente, como elementos para la mejor comprensión de las necesidades y las motivaciones de los colaboradores al recibir las nuevas funciones y tareas.
  • Comprensión de las diferentes barreras que pueden afectar la comunicación durante el proceso de delegación y cómo evitarlas para que los mensajes e instrucciones sean comprendidos plenamente.
  • Asumir y modelar un rol activo en la comunicación para ayudar a formar al supervisado y a transmitir la misma actitud de apertura comunicacional en el desempeño de sus nuevas tareas o funciones.
  • Compromiso por estimular conversaciones relevantes y participar en ellas, para considerar situaciones importantes, para revisar problemas, para evaluar soluciones o tomar decisiones difíciles y urgentes.
  • Lograr diálogos efectivos a través de conversaciones asertivas, respetando el derecho que tienen los interlocutores de pensar y de defender su punto de vista.
  • Aceptar conscientemente las críticas constructivas y enseñar a realizarlas efectivamente a través del ofrecimiento de feedback.
  • Reconocer de forma pública y permanente los resultados obtenidos por parte de los colaboradores y los equipos de trabajo, en el cumplimiento de las funciones y tareas que les fueron delegadas.
  • Asumir personalmente las responsabilidades de los resultados, tanto positivos como negativos, comprendiendo que la responsabilidad no se delega, sólo la autoridad, las funciones y las tareas.
La comunicación efectiva promueve el compromiso al logro

El sentido de compromiso del trabajador ante las tareas que les han sido delegadas es un proceso que forma parte de la evolución cultural de la organización y que definitivamente no se puede decretar sino construir con modelaje permanente de los líderes. Para ello, los jefes deben:

  • Orientar sobre los elementos contemplados en el marco filosófico de la organización, y el impacto del entorno sobre la empresa para el logro de las metas estratégicas.
  • Mantener informado permanentemente a los colaboradores sobre las iniciativas y proyectos clave de la empresa, sus avances y sus logros.
  • Estimular el sentido de equipo a través de la integración de los grupos de trabajo, promoviendo la participación de la gente y destacando los logros conseguidos en equipo.
  • Lograr el apego a la organización a través de la motivación, reconociendo los logros de los individuos y promoviendo el desarrollo y la formación de la gente.
  • Promocionar el proceso de feedback y la apertura de espacios para el diálogo sincero, que permitan impulsar el entendimiento mutuo y la generación de ideas.

Definitivamente el modelaje constante y la ejecución de estas acciones permitirán a los líderes ir ganando apego y un mayor sentido de pertenencia y compromiso del trabajador, lo que conformará un proceso de delegación mucho más poderoso y eficaz.

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(*) Raquel Herrera (raquel.herrera@sedth.com) es licenciada en Administración, con especialización técnica en Gerencia de Gestión de Negocios; se ha especializado en procesos de cambio, métodos de trabajo e indicadores y es Co-Diseñadora y Facilitadora del Diplomado Gerencia de Relaciones Laborales que dicta la USB en Venezuela. Actualmente es Gerente General de SEDTH, C.A.
(*) Almer Bracamonte (almer.bracamonte@sedth.com) es licenciado en Administración de RRHH, Especialista en Gerencia de RRHH y Relaciones laborales; autor del libro “Habilidades y Técnicas para Supervisar y Orientar al Personal”. Ha logrado experiencia como Gerente de RRHH, Jefe de Formación de Personal, coach y terapeuta del protocolo PNL. Actualmente es Gerente General de SEDTH, C.A.
(*) Rómulo Castro (romulocastro@rccomunicacion.com) es licenciado en Comunicación Social y consultor experto en Comunicación Corporativa y Cambio Organizacional; se ha especializado en procesos de consultoría y formación en Comunicaciones Internas y ha diseñado soluciones para empresas privadas e instituciones de gran envergadura y de diversos sectores en Latinoamérica. Actualmente es CEO de RCC Comunicación S.A.

 

 

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