Comunicación Interna para gestionar el cambio

Rómulo Castro.

En términos generales, el cambio organizacional es la “adaptación planificada” de la empresa a determinados requerimientos del entorno y a las propias necesidades de ajuste o evolución previstas en su plan estratégico. A su vez, la “gestión del cambio” se enfoca en implementar iniciativas determinadas, las cuales podrían impactar en parte o en la totalidad de la organización.

Particularmente, existen dos tipos de factores para que se produzcan procesos de cambio en las organizaciones:

Factores externos:

  • Emergen competidores que toman participación de mercados o clientes clave de la organización.
  • Surgen tecnologías que hacen obsoleta las utilizadas por la empresa.
  • Florecen nuevas oportunidades de negocio.
  • Se imponen nuevas regulaciones legales.
  • Aparecen cambios en la economía, la política y el ambiente social.

Factores internos:

  • Estructura, procesos y capacidades no acordes con la estrategia de la organización.
  • Clima organizacional deficiente.
  • Cultura organizacional no competitiva o no definida.
  • Equipos no integrados.
  • Circunstancias especiales como:
    • Aplicación de Sistemas de Innovación.
    • Proyectos de modernización e introducción de NTI y Sistemas.
    • Incorporación de nuevos productos y servicios.
    • Reestructuraciones organizacionales.
    • Programas de transición gerencial.
    • Redimensionamiento de la fuerza laboral.
    • Rediseño de procesos.
    • Reorientación del negocio.
    • Fusiones, asociaciones estratégicas.
    • Proyectos de inversión.
    • Relanzamiento de identidad de marca.
    • Activación de proyectos de Responsabilidad Social.

Tomando en cuenta lo anterior, las organizaciones deben idear y formular una estrategia para el manejo de cambio que involucre a la dirección, a la gerencia y al talento humano en el logro de un cambio oportuno.

A su vez, para la apropiada implementación de una metodología de gestión, el fortalecimiento del equipo humano y de los procesos que serán impactados, es vital plantearse una precisa estrategia de comunicación interna que sensibilice, motive, integre y mantenga informada eficiente y oportunamente a la organización.

4 etapas en la estrategia comunicacional para el cambio

4_etapas_cambioLa comunicación interna debe acompañar e impulsar los planes y procesos de cambio en las organizaciones, a través de un modelo que haga énfasis en cuatro etapas o niveles:

  1. Interés: Difusión general del proceso de cambio, su alcance, beneficios y la importancia para la organización con el objetivo de generar sensibilización.
  2. Comprensión: Información y orientación sobre detalles del proceso de cambio para propiciar el entendimiento de los retos que se presentan.
  3. Participación: Inducción a un enfoque participativo para impulsar el cambio, a través de la escucha y la integración, para generar compromisos compartidos y apoyar el fortalecimiento del proceso.
  4. Compromiso: Motivación a través del reconocimiento y seguimiento permanente del proceso.

El desempeño de estas fases debe sustentarse en la práctica de las 5 misiones de la comunicación organizacional: Orientar, Informar, Integrar, Motivar y Escuchar.

En cada una de las cuatro etapas de la estrategia de comunicación interna se planifican y desarrollan objetivos, audiencias a ser abordadas, mensajes clave que serán transmitidos, voceros encargados de difundir los mensajes, medios internos que darán soporte y que multiplicarán los mensajes y contenidos transmitidos, acciones e iniciativas comunicacionales de refuerzo y cronogramas para la planificación y seguimiento de actividades.

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Ilustraciones: http://www.freepik.com

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