Comunicación Interna para gestionar el cambio

Rómulo Castro.

En términos generales, el cambio organizacional es la “adaptación planificada” de la empresa a determinados requerimientos del entorno y a las propias necesidades de ajuste o evolución previstas en su plan estratégico. A su vez, la “gestión del cambio” se enfoca en implementar iniciativas determinadas, las cuales podrían impactar en parte o en la totalidad de la organización.

Particularmente, existen dos tipos de factores para que se produzcan procesos de cambio en las organizaciones:

Factores externos:

  • Emergen competidores que toman participación de mercados o clientes clave de la organización.
  • Surgen tecnologías que hacen obsoleta las utilizadas por la empresa.
  • Florecen nuevas oportunidades de negocio.
  • Se imponen nuevas regulaciones legales.
  • Aparecen cambios en la economía, la política y el ambiente social.

Factores internos:

  • Estructura, procesos y capacidades no acordes con la estrategia de la organización.
  • Clima organizacional deficiente.
  • Cultura organizacional no competitiva o no definida.
  • Equipos no integrados.
  • Circunstancias especiales como:
    • Aplicación de Sistemas de Innovación.
    • Proyectos de modernización e introducción de NTI y Sistemas.
    • Incorporación de nuevos productos y servicios.
    • Reestructuraciones organizacionales.
    • Programas de transición gerencial.
    • Redimensionamiento de la fuerza laboral.
    • Rediseño de procesos.
    • Reorientación del negocio.
    • Fusiones, asociaciones estratégicas.
    • Proyectos de inversión.
    • Relanzamiento de identidad de marca.
    • Activación de proyectos de Responsabilidad Social.

Tomando en cuenta lo anterior, las organizaciones deben idear y formular una estrategia para el manejo de cambio que involucre a la dirección, a la gerencia y al talento humano en el logro de un cambio oportuno.

A su vez, para la apropiada implementación de una metodología de gestión, el fortalecimiento del equipo humano y de los procesos que serán impactados, es vital plantearse una precisa estrategia de comunicación interna que sensibilice, motive, integre y mantenga informada eficiente y oportunamente a la organización.

4 etapas en la estrategia comunicacional para el cambio

4_etapas_cambioLa comunicación interna debe acompañar e impulsar los planes y procesos de cambio en las organizaciones, a través de un modelo que haga énfasis en cuatro etapas o niveles:

  1. Interés: Difusión general del proceso de cambio, su alcance, beneficios y la importancia para la organización con el objetivo de generar sensibilización.
  2. Comprensión: Información y orientación sobre detalles del proceso de cambio para propiciar el entendimiento de los retos que se presentan.
  3. Participación: Inducción a un enfoque participativo para impulsar el cambio, a través de la escucha y la integración, para generar compromisos compartidos y apoyar el fortalecimiento del proceso.
  4. Compromiso: Motivación a través del reconocimiento y seguimiento permanente del proceso.

El desempeño de estas fases debe sustentarse en la práctica de las 5 misiones de la comunicación organizacional: Orientar, Informar, Integrar, Motivar y Escuchar.

En cada una de las cuatro etapas de la estrategia de comunicación interna se planifican y desarrollan objetivos, audiencias a ser abordadas, mensajes clave que serán transmitidos, voceros encargados de difundir los mensajes, medios internos que darán soporte y que multiplicarán los mensajes y contenidos transmitidos, acciones e iniciativas comunicacionales de refuerzo y cronogramas para la planificación y seguimiento de actividades.

LEA TAMBIÉN: Diagnóstico, iniciativas e impulsores en la estrategia de comunicación para el cambio

Ilustraciones: http://www.freepik.com

¡Comparta su opinión sobre este tema!
Share

portada_cambio_parte2

Rómulo Castro.

Para la ejecución de un plan de gestión del cambio, es primordial la formulación de una estrategia comunicacional específica, y ésta debe estar enfocada inicialmente en un diagnóstico que permita indagar los factores críticos que intervienen en los procesos de cambio, permitiendo identificar fortalezas que se utilizarán como soporte, así como las debilidades y obstáculos a vencer durante el proceso de implantación.

El diagnóstico para comprender la gestión del cambio

diagnostico_cambioEn el período de diagnóstico, es clave realizar entrevistas con los representantes de Recursos Humanos y con las áreas que soportarán mayor impacto en la implementación del cambio, para identificar la alineación de los procesos internos y la estructura organizacional con la situación deseada. Asimismo, debe preverse encuentros con los líderes de la organización, para comprender cuál es su percepción y compromiso con el cambio que se ha propuesto.

Otro aspecto fundamental a diagnosticar es el Nivel de Madurez Comunicacional de los Actores Claves y de los potenciales Agentes Multiplicadores del Cambio, para su participación en el desarrollo de los procesos de orientación, información, integración, motivación y escucha, asociados a las 4 etapas de la estrategia comunicacional. Y un detallado análisis de los medios internos y de los planes o programas de comunicación existentes, de acuerdo a sus objetivos, estructuras, audiencias y contenidos.

Iniciativas de comunicación para el cambio

iniciativas_cambioLa estrategia de comunicación para la gestión del cambio debe dar respuesta a las necesidades encontradas en el diagnóstico inicial, e igualmente, debe enfocarse en una metodología precisa para cumplir su propósito de apoyar la estrategia de la organización.

Para el logro de esa metodología, el plan comunicacional necesita, antes que nada, contar con un equipo de colaboradores internos o consultores que estén enfocados en la coordinación y ejecución de las iniciativas del plan, que participen en los comités estratégicos y operativos de cambio, que orienten y colaboren con los equipos de Recursos Humanos y los encargados de los proyectos; y que cumplan con una labor de asesoramiento y colaboración con las áreas y unidades sensibles de la organización.

Por otro lado, en la estrategia se debe contemplar el monitoreo periódico del clima organizacional y el flujo de comunicación entre actores internos que apoyen o impacten el plan de cambio.

Asimismo, el plan de comunicaciones debe:

  • Construir mensajes asociados a los objetivos y las audiencias claves, para difundir la situación deseada, beneficios y riesgos de no cambiar.
  • Diseñar y coordinar un plan de medios internos e iniciativas necesarias para el alcance de los objetivos comunicacionales de la gestión del cambio.
  • Formular y ejecutar programas de formación basados en el fortalecimiento de las competencias comunicacionales de los líderes, agentes multiplicadores del cambio y otros actores clave, para impulsar el modelaje de comportamientos asociados a buenas prácticas y la motivación e integración de las personas y los equipos de trabajo al proceso transformador.
  • Ofrecer información coherente y permanente sobre los detalles y alcances del proyecto de cambio en la organización, así como establecer cronogramas con indicadores y metas de gestión comunicacional asociadas a la gestión del cambio.
Impulsores para el cambio

impulsores_cambioEn estos procesos existen protagonistas fundamentales que tiene la misión de lograr que las personas que participan en las actividades –y las que seguramente se verán impactadas- acepten el cambio y se comprometan con él. En ese sentido, los altos directivos, que comprenden la necesidad de los cambios y toman las decisiones de emprenderlos, tienen el rol de dar orientación y el gran reto de comunicar y preparar al personal, pero para ello deben convertirse en los principales comprometidos para impulsar gerencial y comunicacionalmente el cambio.

Existe otra figura como los padrinos, promotores o “sponsors” del proyecto, quienes generalmente tienen gran poder de decisión para que el plan se ejecute según lo previsto y además tienen un alto nivel de influencia, son capaces de dar soporte, hacer seguimiento y lograr apoyos. Éstos no participan directamente en la ejecución, pero se transforman en guías rectores y grandes promotores de la comunicación, capaces de tomar decisiones o influir para que se adopten oportunamente.

Los gerentes del proyecto, por otra parte, son los responsables de su ejecución y de garantizar la coordinación de los recursos para que éstos sean eficaces y eficientes, según los objetivos planteados. Son líderes naturales de sus equipos y, por lo tanto, deben ser grandes motivadores y permanentes comunicadores.

Los agentes multiplicadores del cambio, son fundamentales, independientemente de los cargos o funciones formales que tengan asignadas. Deben convertirse en grandes comunicadores que modelan, entusiasman y conversan abiertamente con los equipos de trabajo que desarrollan el cambio y con los grupos o individuos impactados que pudieran resistirse.

Finalmente, el plan de comunicación para la gestión del cambio debe estar acompañado por una plataforma de medios internos compuesta por instrumentos como la intranet corporativa, periódicos/boletines impresos y/o electrónicos, murales/carteleras, videos audiovisuales corporativos, videomurales informativos y reuniones presenciales cara a cara entre gerencia y colaboradores.

Su objetivo es divulgar y reforzar el trabajo comunicacional realizado por los directivos, los “sponsors” y los agentes multiplicadores del cambio, así como para dar respuesta a las inquietudes y los aportes del talento humano de la organización, respecto a los avances, próximos pasos, retos y desafíos actuales y por venir, objetivos alcanzados y resultados del proceso de cambio.

VEA TAMBIÉN: La comunicación interna es vital para gestionar los procesos de cambio en las organizaciones

Ilustraciones: http://www.freepik.com

¡Comparta su opinión sobre este tema!
Share